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Gestión de documentos electrónicos

Gestión de documentos electrónicos

La tecnología de la información está penetrando firmemente en todas las áreas de negocio. Desde el momento de su aparición, comenzó a crecer con numerosos mitos.

¿Es concebible? Las carpetas y pilas de papeles habituales desaparecen y toda la información se "disuelve" en las computadoras. Con la ayuda de este artículo, los conceptos erróneos más importantes sobre los sistemas de gestión de documentos electrónicos serán desacreditados.

Gestión electrónica de documentos: simple ofimática. Se cree que dicho sistema puede organizar documentos entrantes y salientes. Y aunque la gestión de documentos electrónicos ya es bastante común en nuestro mercado, esta declaración es bastante popular. La oficina es solo una de las formas de gestión de documentos, tradicional en nuestra práctica. De hecho, la gestión de documentos electrónicos ya está presente en nuestra vida. Tan pronto como enviemos un documento creado en Word por correo, o lo recibamos, esto ya habla del hecho de que dicho sistema funciona. En nuestras realidades, el negocio de la oficina es centralizar totalmente el paso y la contabilidad de todos los documentos oficiales, para monitorear la ejecución de las órdenes emitidas por el jefe. Pero la compañía no solo trabaja con documentos oficiales. En cualquier empresa, incluso antes de su creación, los documentos no oficiales van y operan. Sus flujos son mucho más complejos y más amplios. En nuestro mundo, casi toda la información existe en forma electrónica. El EDMS implementado debe establecer la gestión de todos los documentos, no solo los que pasan por la oficina. Sería un error crear su propio sistema para cada tipo de documentos. Es mejor dejar que un EDMS global resuelva el problema de una manera compleja.

SED puede salvar a la empresa del caos interno. Es un error creer que tal EDMS en sí mismo eliminará el desorden organizacional que está presente en la empresa. Pero estos problemas no se resuelven de esa manera. En el caso de un desastre dentro de la empresa, lo principal será establecer un orden organizacional, el EDMS en este caso se convertirá en una de las herramientas. Si comienza a implementarlo donde no hay interacción interna, donde las áreas de responsabilidad no están separadas y los procesos comerciales no funcionan, entonces no habrá resultado. Quienes toman la decisión de implementar el EDMS deben comprender lo que este proyecto brindará en la situación actual.

El documento electrónico será efectivo. El pico de este mito ya ha pasado. Hoy, más y más clientes se dan cuenta de que este no es el caso. Pero muchos continúan creyendo en la magia de la gestión de documentos electrónicos. Su eficiencia está influenciada por muchos factores, no es suficiente organizar la circulación de documentos a través de canales de comunicación electrónica. Antes de la implementación, vale la pena considerar si se han comprendido las prácticas anteriores, los procedimientos existentes se han unificado y tomado en cuenta, y si se ha completado la reingeniería. Vale la pena considerar quién usará el sistema y de qué modo, si los jefes trabajarán con él o si la interacción recaerá en sus asistentes. Dichos matices necesitan ser discutidos durante la implementación. Si, durante la transición, junto con el EDMS, se lleva a cabo la reingeniería y la optimización de los procesos comerciales, el resultado será lo más efectivo posible.

La mejor decisión se basa en la selección de los líderes del mercado. Parece tan fácil elegir lo que los líderes ya están usando. Esto parece lógico, a veces afectando seriamente las preferencias del cliente. De hecho, el mercado y sus necesidades cambian constantemente. Las soluciones desarrolladas hace 4-5 años son relevantes ahora. El período de presencia en el mercado y la experiencia adquirida durante este tiempo nos permite implementar proyectos de casi cualquier escala. Los EDMS populares, que son utilizados por los líderes, conquistaron el mercado antes. En esos años, los principios completamente diferentes eran relevantes. Ahora vale la pena prestar atención a las nuevas soluciones, incluso si el número de implementaciones que tienen es menor que el de los líderes. Son mucho más tecnológicos y seguirán siendo relevantes por otros 5-7 años.

Es mejor elegir sistemas occidentales: son más flexibles y funcionales. Este mito apareció por una razón. Históricamente, las soluciones domésticas fueron inferiores a las occidentales. Pero nuestros complejos estaban aún más centrados en los detalles rusos, teniendo en cuenta los requisitos especiales de las empresas. En la actualidad, también hay soluciones nacionales que son superiores a las extranjeras. Estas plataformas son potentes y flexibles. Una ventaja es la presencia de módulos enfocados en la automatización de procesos con detalles rusos. Y tales complejos cuestan menos que sus contrapartes extranjeras, y el soporte y los servicios adicionales son mucho más asequibles.

EDMS es necesario solo para organizaciones con regulaciones claras y procesos comerciales descritos. Como ya se mencionó, el desorden en la organización hace que la introducción de la gestión de documentos electrónicos no tenga sentido. Pero a veces no es necesario que todo se describa correcta y claramente. Cada vez más empresas utilizan técnicas de gestión ágiles, aplicando la gestión adaptativa de casos. En tales casos, los EDMS se ven obligados a adaptarse a ellos, cambiando su configuración y principios operativos.

El EDMS puede usarse activamente inmediatamente después de la implementación. El objeto de la automatización son los procesos de gestión empresarial. Esto no permite tratar el sistema de flujo de trabajo como un proyecto normal, completado con la puesta en marcha. Todos los procesos de gestión cambian constantemente. También sucede que al comienzo de la implementación del sistema, el cliente tiene una mala idea de sus capacidades reales. La implementación de un EDMS es una cadena de proyectos interconectados que desarrollan la automatización, expanden la funcionalidad del sistema y lo modernizan. Por lo general, el kit de herramientas EDMS contiene requisitos para la posibilidad de cambios específicos en los módulos implementados y la rápida automatización de nuevos procesos.

La implementación del EDMS recae completamente en el contratista. ¿Realmente no se requiere del cliente cuando se implementa dicho sistema? Esta es la opinión de las pequeñas empresas y donde el nivel de información es bajo y los proyectos similares son nuevos. La implementación del EDMS siempre implica un cambio en los procedimientos internos establecidos en la empresa y el modo de operación. Si el equipo no está listo para esto y no hay motivación para nuevos logros, entonces el efecto será cero o incluso lo contrario. Pero los desarrolladores señalan que recientemente los clientes se han vuelto más experimentados, entendiendo su papel.

Para las pequeñas empresas, no se necesita EDMS de alta calidad. Muy a menudo, los propietarios de pequeñas empresas creen que los paquetes 1C y MS Office son suficientes para que funcionen. Si la empresa emplea solo a 10 personas, la contabilidad y el registro de los documentos se pueden mantener en Excel, almacenarse en la nube e intercambiar cartas con Outlook. Existen muchas soluciones en la nube simples y, a veces, gratuitas: Google Apps, Microsoft Office 365. Bajo ciertas condiciones, dicho sistema puede resultar comprensible, pero uno tiene que preguntarse qué tipo de interacción hay entre las pequeñas empresas y las TI. De todos modos, ¿qué se puede considerar una pequeña empresa? Si excluimos la microempresa con su flujo de trabajo específico, entonces los beneficios de los sistemas electrónicos siguen ahí. Es cierto que la escala de la empresa no le permitirá sentirla tan claramente como en el caso de una empresa mediana o grande. No todas las funciones son necesarias. Por ejemplo, una pequeña empresa puede negarse a controlar la correspondencia entrante, controlar la ejecución de órdenes y automatizar los procedimientos para aprobar documentos. Es más fácil para un pequeño grupo de personas sentarse juntos y resolver todos los problemas. Pero aún se necesita un entorno de información de trabajo unificado, es posible estructurar la información de manera de alta calidad, buscar en ella y acceder rápidamente a los documentos y plantillas necesarios. Esto también será cierto para las pequeñas empresas. Si el propietario planea desarrollar su empresa, debe pensar en depurar las comunicaciones internas y los procesos comerciales. En este caso, el tema de la introducción de la gestión de documentos electrónicos tarde o temprano será relevante.

Los sistemas móviles de gestión de documentos electrónicos no son seguros. De hecho, estas soluciones son tan seguras como otras aplicaciones móviles empresariales. La amenaza no radica en el EDMS móvil en sí, sino en su implementación específica, ignorando las políticas de seguridad de TI del personal del cliente. Los desarrolladores están diversificando la forma en que acceden a la información. En este asunto, mucho depende de la propia empresa y de las tecnologías que utiliza para proteger sus datos. Estamos hablando de medidas técnicas y organizativas. Si se presta atención a este problema, el EDMS móvil estará seguro. Y en las realidades modernas, a veces no puedes prescindir de ellas. Este mito se disipa al menos por el hecho de que en las grandes empresas, incluidas las financieras y de gestión, los altos directivos utilizan activamente el EDMS móvil.

No hay base legal para la introducción de EDS. De hecho, la base legal para la implementación de tales soluciones ya existe. Nadie está impidiendo que las empresas abandonen el flujo de trabajo tradicional en favor de la tecnología sin papel. Es cierto que todavía hay una pequeña lista especificada que no se puede tocar. Esto es, en primer lugar, gestión de registros de personal. Y el problema no es que no existan leyes y actos, sino que la propia empresa no ha creado estándares internos para la legalización de las firmas electrónicas. Esto dificulta el cambio a la circulación de documentos sin papel.

La implementación del EDMS es demasiado larga. Una vez que esta afirmación era bastante cierta, pero hoy se ha convertido en un mito. Anteriormente, los sistemas electrónicos se construían a semejanza de los sistemas de papel existentes, se usaban las mismas regulaciones. Los usuarios no podían adoptar rápidamente nuevos estándares, las interfaces eran engorrosas, los documentos en papel y electrónicos tenían que duplicarse, y la capacitación requería tiempo. Pero también vale la pena considerar una encuesta previa al proyecto, configurar el sistema, integrarlo en la infraestructura de TI existente, instalar aplicaciones para el usuario. Fue realmente estirar el tiempo. Sin embargo, la situación ya ha cambiado. Las soluciones modernas tienen muchas herramientas para acelerar la implementación. Hay un conjunto de aplicaciones listas para usar, la capacidad de aumentar gradualmente la funcionalidad. Puede comenzar a utilizar la gestión electrónica de documentos de forma rápida y económica, mejorándola al nivel deseado. El período de implementación en sí depende de la complejidad, los requisitos de optimización, la cantidad de mejoras y la personalización de la solución, la cantidad de usuarios. Si tiene que integrar muchos sistemas y transferir decenas de miles de usuarios al uso de EDMS, entonces 2-3 años se consideran un período completamente normal. Y el negocio promedio obtiene un sistema funcional en seis meses en promedio.

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